1. Introduction
Le bon de commande permet d'effectuer une vente lié à des mouvement de stock et d'argent. Une série d’actions est possible sur ce document.
création d'une soumission (bon de vente en brouillon)
confirmation de la commande
modification
annulation
remise en brouillon
terminer la commande
2. Chemin d’accès
Module Vente / Soumissions / CRÉER
Module Contact / fiche partenaire / Ventes / CRÉER
Modules Vente ou Achat ou Inventaire ou Fabrication / article ou variante d’article / Vente / SOXX
3. Actions
3.1. création d'une soumission (bon de vente en brouillon)
Note : S’assurer premièrement que le client existe. Sinon, commencez pas le créer avant de faire votre Bon de vente.
Important : Si possible effectuer la prise des commandes en temps réel avec les clients au téléphone, en prenant soins de vérifier les différentes informations au compte, relatives aux processus de commande : Termes en retard, validation des info, statut ou avertissements présents. Selon la longueur des requêtes, prendre l’habitude de sauvegarder, afin de ne pas tout perdre en cas de problèmes divers.
Sélectionner le client et les champs adresses, liste de prix et condition de règlement se comblent automatiquement.
Compte analytique à ne pas tenir compte.
Une date d’expiration peut être inscrite. après quoi la soumission s’annule (à vérifier)
Choisi la méthode de livraison si elle n’est pas déterminé par les préférences clients.
Entrer les produits et les quantités commandés, avec les bonnes unités (kg plutôt que gramme) lorsque possible, i.e. pour quantité à une décimale. Assurez vous de choisir la bonne variante (année, format,...).
S’assurer que les descriptions de vente ainsi que les prix sont corrects, les ajuster au besoin, et signaler ou corriger les erreurs.
Champ remarques à utiliser pour les informations supplémentaires qui seront écrites sur la facture.
L’onglet autres informations permet aussi d’ajouter des précisions : Notes de livraison, date demandé, et de vérifier le vendeur associé et le régime fiscal.
Une fois la soumission effectuée, sauvegarder si d’autres données restent à ajouter. il est possible de l’envoyer par courriel ou de l’imprimer. Puis éventuellement de confirmer la soumission pour poursuivre le déroulement !
Note : La soumission ne modifie pas les stock ou prévision de stock, et ne génère pas de bon de livrason.
3.2 Confirmation de la commande
Valider la commande permet de permet de rendre les prévision de stock visible et génère aussi un bon de livraison. Le petit camion affiche alors un 1!.
Une fois la commande validée, il est possible de l’envoyer par courriel ou de l’imprimer
Note : Le numéro des P.O. est aussi incrémenté de un.
3.3 Modification
La modification de la soumission est ouverte à tout type de changements, tandis qu'une commande de vente confirmée permet des modifications sur la condition de règlement, les descriptions, quantités commandées, prix unitaires, et quelques champs de l'onglet autres informations.
Lors de la modification des quantités, le bon de livraison sera ajuster ou un deuxième sera créer selon les cas.
3.4 Annulation
L'annulation d'une commande change le statut des bons de commandes et livraison vers annulés. S'assurer toutefois que la livraison n'a pas été validé avant d'annulé afin de en pas faire de fausses sorties d'inventaire.
3.5 Remise en brouillon
Une commande annulé peut être remise en brouillon.
3.6 Terminer la commande
Si la commande est marquée comme terminée, Il n'est plus possible de l'annuler ou de la modifier.
3.7 Supprimer la commande
Une commande dans le statut annulée peut-être supprimée des registres afin de retirer toute trace.